Gestionar estudiantes
Alta de alumnas, lista y expediente con resumen, programas, boletas, documentos y Notas Técnicas para coaches y administradores.
En Droka OS Academy cada estudiante es un perfil de cliente (/clients). El expediente concentra datos de contacto, tutor, inscripciones, evaluaciones y comunicación con la familia.
Coaches y administradores usan la lista de Alumnos para encontrar estudiantes, dar de alta nuevas integrantes y abrir el expediente. El perfil es el punto único de verdad: programas activos, boletas, documentos administrativos y, si tu organización lo tiene activo, Notas Técnicas de progreso hacia padres/tutores.
Quick path
Abre la lista de alumnos
Ve a Alumnos (/clients). Busca por nombre, correo o teléfono. Usa filtros para ver archivadas o por estado de inscripción. Desde el menú de fila puedes Ver perfil, Inscribir en programa o acciones de archivo.
Da de alta una estudiante nueva
Pulsa Agregar alumna y completa nombre y al menos un contacto (correo o teléfono). El alta persiste con POST /api/clients. Si viene de ventas, puedes registrarla antes en Leads (/leads) y convertirla al cerrar el prospecto.
Registra al tutor o responsable
En el expediente (/clients/:id), pestaña Resumen, bloque Contacto del tutor: relación (madre, padre, etc.), nombre y teléfono. Es obligatorio para menores y para el portal de padres.
Navega las pestañas del expediente
Resumen (métricas y pendientes), Programas (inscripciones), Boletas (evaluaciones formales), Documentos (administrativos), Notas Técnicas (si progress_notes_enabled). Otras pestañas dependen de flags (asistencia, fotos, pagos).
Escribe una Nota Técnica (si está habilitada)
Pestaña Notas Técnicas: redacta observación o hito, adjunta archivo opcional, guarda borrador o Publica. Las publicadas pueden mostrarse al tutor en el portal; el envío por correo depende de configuración de la org.
Detalles
| Tema | Qué debes saber |
|---|---|
Lista (/clients) | Tabla con nombre, contacto, estado e indicador de inscripción. Selección múltiple permite Inscribir en programa masivo (solo elegibles sin inscripción activa en el destino). |
Alta (POST /api/clients) | Campos mínimos: identidad y contacto. El perfil queda activo de inmediato; puedes completar foto, identificación y fecha de nacimiento después en Datos. |
Expediente (/clients/:id) | Cabecera con accesos rápidos: llamar, inscribir en programa, nueva boleta. Pestañas según paquete y flags de la organización. |
| Resumen | Perfil, programas activos, métricas (última sesión, inscripciones, documentos), checklist de pendientes (responsable, documentación, inscripción) y actividad reciente. |
| Programas | Inscripciones de la estudiante con estado; enlace al programa; acciones alineadas con pausa/reactivación/baja del lado del programa. |
| Boletas | Evaluaciones formales de la academia (distinto de Notas Técnicas). Crear desde aquí o desde flujos de evaluación. |
| Documentos | Archivos administrativos (consentimientos, identificación escaneada, etc.) con categorías configurables. |
| Notas Técnicas | Visible si el flag progress_notes_enabled está activo. Canal coach → familia: borrador, publicada o archivada; adjuntos hasta 50 MB; no sustituye boletas ni documentos. |
| Tutor / responsable | En Resumen; necesario para portal y comunicación. Sin tutor registrado verás aviso en pendientes. |
| Archivar perfil | La estudiante deja de aparecer en listados normales; historial y boletas se conservan. Reactivable cuando haga falta. |
Leads (/leads) | Pipeline opcional: etapas desde prospecto hasta clase de prueba. Útil en recepción/ventas antes del alta definitiva en Alumnos. |
Notas Técnicas, Boletas y Documentos cumplen roles distintos: progreso informal del coach, evaluación formal y archivo administrativo. No publiques en Notas Técnicas lo que debe ir en una boleta oficial.
Desde el programa
Inscribir desde la pestaña Inscripciones del programa.
Portal de padres
Compartir enlace para que la familia vea boletas y notas publicadas.
Checklist
- La estudiante tiene nombre y al menos correo o teléfono válido.
- El tutor o responsable está registrado si es menor o usarán el portal.
- Hay al menos una inscripción Activa en Programas (o pendiente gestionada desde Resumen).
- Documentos obligatorios de la org están subidos en Documentos, si aplica.
- Las Notas Técnicas publicadas son las que la familia debe ver (borradores solo las ve el staff).
- Sabes diferenciar boleta formal vs nota de progreso vs documento administrativo.