Usuarios y acceso
Invita personal, asigna roles owner, admin, coach y viewer, y gestiona cuentas activas en Droka OS Academy.
En Academy hay dos superficies para personas con login: Personal (/staff) para dar de alta al equipo, y Acceso y permisos (/settings/users) para gobernanza de cuentas ya existentes.
Alta de equipo → /staff (crear cuenta ahora o enviar link). Cambiar rol, desactivar o revocar invitación → /settings/users (solo propietario).
Ruta rápida
Dar de alta al equipo
Ve a Personal (/staff) → Nuevo miembro. Elige Crear cuenta ahora (contraseña asignada) o Enviar link (invitación por WhatsApp o copiar enlace).
Completar contacto
Indica al menos email o teléfono. Si solo hay teléfono, Droka genera un email interno para el login.
Asignar rol operativo
Elige admin, coach o viewer. El rol propietario es único y no se asigna desde aquí.
Gobernar cuentas
En /settings/users, el propietario cambia roles, desactiva cuentas o revoca invitaciones pendientes.
Roles en Academy
| Rol | Alcance | Uso típico en academia |
|---|---|---|
| Owner (propietario) | Acceso completo: configuración, usuarios, facturación, todos los módulos | Dueño o director general |
| Admin (administrador) | Gestión operativa amplia; configuración y personal; no reemplaza al propietario en gobernanza de acceso | Coordinación administrativa |
| Coach | Opera programas, asistencia, boletas y expediente de estudiantes | Entrenadores y staff de piso |
| Viewer (lectura) | Solo consulta — sin editar ni publicar | Auditoría, familiares internos, practicantes en observación |
El rol familiar (parent) es para el portal de padres, no para staff. Se activa vía enlace del portal, no desde Personal.
Alta en Personal (/staff)
Modo: Crear cuenta ahora
Ideal cuando el coach está frente a ti o usas WhatsApp para enviar credenciales.
- Nombre, rol, email y/o teléfono.
- Contraseña temporal (mínimo 8 caracteres) y confirmación.
- Copia usuario de acceso y contraseña, o envía por WhatsApp.
Modo: Enviar link de invitación
Ideal cuando la persona completará su acceso después.
- Mismos datos de contacto y rol.
- Copia el enlace o compártelo por WhatsApp.
- La cuenta queda en estado invitación pendiente hasta que active.
Guarda las credenciales en un canal seguro. No publiques contraseñas en grupos abiertos de WhatsApp.
Acceso y permisos (/settings/users)
Solo el propietario ve esta pantalla. Desde aquí puedes:
| Acción | Cuándo usarla |
|---|---|
| Cambiar rol | Promover a admin o restringir a viewer |
| Desactivar | Retirar acceso sin borrar historial |
| Reactivar | Restaurar acceso de alguien desactivado |
| Revocar invitación | Anular un link que ya no debe usarse |
| Regenerar invitación | Nuevo link si el anterior expiró o se filtró |
No uses esta pantalla para crear personal nuevo. El subtítulo de la página lo indica: el alta vive en Personal.
Matriz rápida de permisos
| Acción | Owner | Admin | Coach | Viewer |
|---|---|---|---|---|
/settings (ajustes org) | ✓ | ✓ | — | — |
/settings/users | ✓ | — | — | — |
/staff (alta y perfiles) | ✓ | ✓* | — | — |
| Pasar lista / boletas | ✓ | ✓ | ✓ | — |
| Ver estudiantes y reportes | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
* Según permisos de tu tenant; el módulo Personal requiere staff_enabled.
Email solo con teléfono
Si registras a alguien solo con teléfono, Droka asigna un email sintético del tipo p.{teléfono}@internal.{tu-org} para que el login siga siendo email + contraseña. Comparte ese usuario de acceso tal como aparece en la pantalla de credenciales.
Checklist de acceso
- Cada coach tiene rol coach (no viewer) si debe pasar lista o publicar boletas
- Solo una cuenta owner activa
- Invitaciones pendientes revisadas cada semana
- Cuentas de baja desactivadas, no eliminadas
Siguiente paso
- Configuración de la org → Hub de ajustes
- Sucursales y asignación → Sucursales
- No pueden entrar → Problemas de inicio de sesión